Voor revalidatiecentrum Roessingh voerde Accezz een uitvoerige analyse uit. Waar dit normaliter opgevolgd wordt met de implementatie van de bevindingen, gaat Roessingh zelf aan de slag met de resultaten. “Door de analyse hebben onze medewerkers een haarscherp beeld van waar verandering moet plaatsvinden.”
Blinde vlekken inzichtelijk
Roessingh koos voor de analyse van Accezz om hun teams een ‘foto’ te geven van hun organisatie, waarop zij vervolgens zelf kunnen reflecteren. “Wij vertrouwen dat onze medewerkers daar op een goede manier invulling aan geven”, vertelt bestuurder Ronald Spanjers. “We zochten mensen die dit vaker gedaan hebben, die zicht bieden op onze blinde vlekken en die daaraan ook verbetersuggesties kunnen koppelen.” Hij erkent dat er vooraf enige scepsis was, maar dat de positieve verhalen van collega-zorginstellingen uit het hele land Roessingh over de streep trokken. “Accezz komt niet even met een tooltje alles oplossen, maar geeft een dieper inzicht in de organisatie en legt het verbeterpotentieel bloot.”
Eigenaarschap stimuleren
Voor het bestuur van Roessingh was het van belang om vooraf te benadrukken dat het team van Accezz kwam meekijken en dat de analyse écht van de medewerkers is en niet van het bestuur. Om zo een veilige omgeving te creëren voor alle medewerkers en eigenaarschap over individuele en teamontwikkeling te stimuleren. De ervaringen op de werkvloer met de analisten en consultants van Accezz waren positief: “We deden het echt samen, in een open omgeving. De kennis van zaken van Accezz werd herkend, wat zorgde voor een hoge acceptatiegraad van de voorgestelde veranderingen.”
Teamleiders in hun kracht
De analyse werd uitgevoerd met de voor Accezz kenmerkende opgestroopte mouwen. Processen en systemen werden onder de loep genomen en data werd geanalyseerd om de productiviteitscijfers inzichtelijk te krijgen. Maar minstens zo belangrijk: er waren studies op de werkvloer en er werd gesproken met een representatieve doorsnede van de organisatie. “Met speciale aandacht voor de teamleiders”, vertelt Paul, die als ervaren analist bij het project betrokken was. “Roessingh heeft veel tijd en aandacht besteed aan de werving en selectie van teamleiders. Zij zijn als nieuwe hiërarchische laag toegevoegd aan de organisatie om besluitvorming op teamniveau te versnellen en processen te organiseren en bewaken. Op de allereerste dag van de analyse spraken we gelijk met alle teamleiders”, neemt Paul ons mee in de aanpak. “Uit onze analyse kwam de aanbeveling om er zeer waakzaam op te zijn dat de taken en verantwoordelijkheden van de nieuwe teamleiders duidelijk blijven. Naast het aanstellen en opleiden van teamleiders, is er ook ruime aandacht geweest voor scholing. Hun rol heeft het meeste effect als zij echt bezig kunnen zijn met het coachen en begeleiden van hun team.”
Totaaloverzicht creëren
Een andere bevinding uit de analyse is dat de in- en uitstroom van patiënten niet centraal, maar op teamniveau was georganiseerd. “Hierdoor ontbreekt het totaaloverzicht en zijn veel verschillende mensen hier veel tijd aan kwijt”, concludeert Paul. “We adviseerden Roessingh dit onder te brengen bij een gecentraliseerd transferbureau.” Paul stipt een belangrijk bijkomend voordeel aan: “Als je een goed overzicht van de in- en uitstroom hebt, kun je ook veel betere planningen maken.”
Uit de analyse kwam naar voren dat er uitzonderlijk veel mutaties in de planning plaatsvonden nadat deze was vrijgegeven. “Dat had deels te maken met een verouderd planningssysteem, maar ook met de keuze: welke autoriteit heeft het planbureau? Er was een aparte planning voor de artsen en voor de behandelaren. De wens was om daar één planbureau van te maken met een totaaloverzicht over alle agenda’s.”
Vertrouwen in de toekomst
De medewerkers van Roessingh zijn blij met de waardevolle inzichten die ze kregen. Onder aanvoering van de teamleiders is de organisatie aan de slag met de bevindingen, zodat het verbeterpotentieel benut kan worden. “Er hangt een positieve sfeer, ook binnen de verschillende teams”, zag Paul tijdens de terugkoppeling enige tijd na afronding van de analyse. “Ze zijn flink aan de slag met de inzichten uit onze analyse en zetten daar mooie stappen in.”
Voor Roessingh biedt het inzicht in het verbeterpotentieel alleen nog maar meer vertrouwen in de toekomst. “Sommige verbeteringen voeren we gelijk door, andere laten we bewust nog even liggen. Je kunt niet alles tegelijk aanpakken”, geeft bestuurder Ronald aan. “We zijn onder de indruk van het resultaat van de analyse. Waar Accezz ons aangeraden werd, doen wij graag eenzelfde aanbeveling aan collega-zorginstellingen.”
