De ouderenzorg verandert. Bewoners hebben een zwaardere zorgvraag, zorgpersoneel is schaars en de financiële ruimte staat onder druk. Voor de Vlaamse ouderenzorgorganisatie vzw De Lindeboom was dat aanleiding om scherp te kijken naar de eigen manier van werken. Want als de zorg van morgen anders wordt, moet de organisatie van vandaag mee veranderen. Samen met Accezz ging De Lindeboom aan de slag in een van hun woonzorgcentra in Knokke-Heist. De vraag was helder: hoe kunnen we met dezelfde groep medewerkers meer mogelijk maken, zonder dat zij dit ervaren als extra werkdruk?
Uitdaging: goede zorg blijven bieden in een veranderende ouderenzorgomgeving
Toen Bart Dewaele in september 2023 algemeen directeur werd van vzw De Lindeboom, bracht hij bijna twintig jaar ervaring uit de ziekenhuiswereld mee. Eerst als kwaliteitsmanager, later als directeur zorg bij AZ Zeno. Die achtergrond bepaalde ook zijn blik op de ouderenzorg. “De werking moet gemoderniseerd worden en klaargemaakt voor de ouderenzorg van 2050”, vertelt Bart. “Daarvoor moeten we vandaag al nadenken over hoe we met dezelfde middelen meer kunnen doen.”
De Lindeboom beschikt over meerdere initiatieven in ouderenzorg, waaronder woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, een zorgvakantiecentrum en serviceflats. De maatschappelijke opdracht is groot: goede zorg blijven bieden aan ouderen, ook in een context van personeelskrapte en toenemende financiële druk. Maar ouderenzorg vraagt volgens Bart ook om een andere benadering dan ziekenhuiszorg. “In ziekenhuizen verblijven mensen tijdelijk onder je dak. In woonzorgcentra wonen mensen vaak jarenlang bij je. Dat is een groot verschil. In onze sector is zorg slechts een onderdeel van wat we doen.”
Daarom wilde De Lindeboom niet alleen kijken naar meer efficiëntie, maar ook naar de kwaliteit van wonen, werken en samenwerken. In het woonzorgcentrum in Knokke-Heist werd de urgentie concreet zichtbaar. Er waren 141 bedden beschikbaar, maar daarvan werden er 128 gevuld. Medewerkers gaven aan dat er geen tijd was om de overige bedden te openen. De werkdruk werd als te hoog ervaren.
Om die uitdaging het hoofd te bieden schakelde Bart Accezz in. Zijn vraag: kunnen we anders organiseren, zodat we met dezelfde groep medewerkers meer bedden kunnen benutten, zonder de druk op de werkvloer te verhogen?
Uit de eerste analyse die Accezz uitvoerde, bleek dat er veel verbeterpotentieel zat in de dagelijkse organisatie van het werk. Zorg, logistiek en keuken liepen op verschillende momenten door elkaar. Medewerkers voerden taken uit die niet altijd pasten bij hun rol. En communicatie en samenwerking tussen afdelingen verliepen niet vanzelfsprekend.
Ook de roosters vroegen aandacht. Er werd gewerkt met onderbroken diensten en de inzet van medewerkers sloot niet altijd goed aan op het werk dat daadwerkelijk gedaan moest worden. Daardoor ontstond een patroon van brandjes blussen, terwijl de onderliggende organisatie van het werk onvoldoende werd aangepakt.
Oplossing: het dagelijkse werk zichtbaar maken en opnieuw organiseren
Na de initiële verkenning bracht Accezz in een verdiepende analyse het dagelijkse werk op de vloer nauwkeurig in kaart. Door mee te lopen, aandachtig te observeren en het dagelijkse werk stap voor stap in kaart te brengen. Waar gaat tijd verloren? Waar lopen medewerkers vast? Welke taken horen bij welke functie? En waar ontstaat ruimte als het werk slimmer wordt georganiseerd? Bart: “Door het dagelijkse werk duidelijk in beeld te brengen, kun je zonder discussie vastleggen: zo werken we. Dat maakt onmiddellijk heel veel zaken bespreekbaar.”
De resultaten van de analyse vormden de basis voor een bredere organisatieverandering. Accezz hielp De Lindeboom om het zorgproces uniformer in te richten, de samenwerking tussen afdelingen te versterken en de beschikbare tijd anders te benutten. Een belangrijk onderdeel was het opnieuw indelen van de afdelingen. Waar voorheen vijf afdelingen grotendeels afzonderlijk werkten, werd gekeken hoe afdelingen per verdiepingslaag beter konden samenwerken. Daarmee ontstond meer flexibiliteit, meer onderlinge hulp en minder versnippering in de dagelijkse aansturing.
Daarnaast werd het rooster opnieuw ontworpen. Samen met de organisatie werd gekeken hoe de beschikbare mensen zo konden worden ingezet dat samenwerking werd gestimuleerd en de gesloten kamers op termijn weer geopend konden worden. Omdat de nieuwe manier van werken structureel ingreep op de roosters, werd deze ook voorgelegd aan de vakbonden. Die goedkeuring kwam er.
Het nieuwe rooster betekende minder onderbroken diensten, maar ook andere dienstlengtes en een andere verdeling van werk. De invoering vroeg daarom om zorgvuldige begeleiding. “Het is een illusie dat je dat van de ene op de andere dag kunt doorvoeren”, weet Bart. “Het heeft ongeveer vier maanden geduurd voordat de volledige werking was aangepast en iedereen zich in de nieuwe situatie had gesetteld.”
Naast het rooster werd een Lindeboom Draaiboek opgesteld. Daarin staat concreet beschreven wat er per afdeling en per medewerker wordt verwacht. Ook praktische onderdelen van de nieuwe werkwijze kregen daarin een plek, zoals looproutes, en taakverdeling. Een zichtbaar voorbeeld daarvan is de maaltijdorganisatie. Er zijn au bain-marie-karren aangeschaft, zodat bewoners op de afdeling kunnen eten met vers eten uit de keuken. Daardoor sluit het eetmoment beter aan bij het ritme van bewoners en voelt het huiselijker.
De samenwerking tussen Accezz en De Lindeboom vroeg onderweg om bijsturing. De eerste fase bracht de benodigde scherpte en analyse, maar in de vervolgfase was vooral een menselijke aanpak nodig. Bart benoemt dat open. “Het contact met de projectmanager liep naar het einde toe wat stroever. Daar hebben we open met elkaar over kunnen spreken en dat goed kunnen oplossen. De projectmanager had zeker zijn meerwaarde in het project, maar in het vervolg paste de menselijke aanpak van een andere Accezz-consultant beter bij wat er nodig was.” Die wendbaarheid wordt door Bart gewaardeerd. “Dat is een pluim naar Accezz toe: ze pasten zich vlot aan op basis van de vragen en behoeften vanuit de organisatie.”
De consultant van Accezz speelde een belangrijke rol in de uitvoering. Hij werkte dicht op de organisatie, had oog voor medewerkers en hielp met opgestroopte mouwen mee aan het concreet maken van de nieuwe werkwijze. Tegelijkertijd groeide ook Sidney Degraeve, de directeur van de De Lindeboom-locatie in Knokke-Heist, zichtbaar in haar rol. “Sydney heeft door het project vat gekregen op de hele organisatie”, zegt Bart. “Het heeft haar vooruit geholpen in haar ontwikkeling om directeur nieuwe stijl te worden.”
Resultaat: meer grip, betere samenwerking en een aanpak die kan worden opgeschaald
Het traject bij De Lindeboom heeft geleid tot een nieuwe manier van werken waarin roosters, looproutes, taakverdeling en samenwerking beter op elkaar aansluiten. De organisatie heeft scherper zicht gekregen op hoe het werk werkelijk verloopt en waar ruimte ontstaat door slimmer te organiseren.
Een belangrijk resultaat is de besparing in beschikbare werktijd. Met het nieuwe rooster werd berekend dat gemiddeld 13 uur per dag in het gebouw anders en efficiënter kan worden ingezet. Tegelijkertijd zijn er minder onderbroken diensten en is de samenwerking tussen afdelingen verbeterd.
Ook voor bewoners is de verandering merkbaar. Bart ziet onder meer een stijging in bewonerstevredenheid doordat er beter rekening wordt gehouden met hun ritme. “Nu eten we hier op deftige, maatschappelijke tijden, waar dat vroeger weleens afweek.”
De oorspronkelijke doelstelling om de gesloten bedden volledig te openen, is nog niet gerealiseerd. Daar is Bart duidelijk over. “Wij geraken niet aan de mensen die we in de basis nodig hebben om die doelstelling te realiseren. We blijven er wel hard aan werken om dat zo snel mogelijk te realiseren.” De basis om die stap te kunnen zetten, staat veel steviger dan voorheen.
De aanpak wordt nu meegenomen naar andere woonzorgcentra van De Lindeboom. “We implementeren het complete Lindeboom Draaiboek breder in onze organisatie”, vertelt Bart. “De manier van werken, de looproutes, de roosters. We kijken per huis wat er nodig is, maar de methodiek blijft hetzelfde. We hebben geïnvesteerd in de aanpassing van één woonzorgcentrum, nu kunnen we dat versneld bij andere woonzorgcentra toepassen.” Ook de Ondernemingsraad heeft goedkeuring gegeven om de nieuwe methode breder toe te passen.
Voor Bart zit de kracht van de samenwerking met Accezz vooral in de combinatie van een scherpe analyse en mensgerichte verandering. “Hetgeen we de afgelopen anderhalf jaar gedaan hebben, is op een menselijke manier change doorvoeren.” Zijn advies aan andere bestuurders in de ouderenzorg is dan ook helder. “Niet twijfelen. Als een organisatie echt geïnteresseerd is om te weten hoe medewerkers werken, en bereid is om op basis van die resultaten werkmethodes aan te passen, dan moet je de methodiek van Accezz zeker in overweging nemen. Het is niet vrijblijvend. Dus als je de stap zet, moet je hem helemaal zetten.”
Over De Lindeboom
vzw De Lindeboom is een ouderenzorgorganisatie in de ruime regio van de Oostkust. De organisatie omvat verschillende initiatieven rond ouderenzorg, waaronder woonzorgcentra, dagverzorgingscentra, een zorgvakantiecentrum en serviceflats. De Lindeboom werkt aan een toekomstbestendige ouderenzorgorganisatie die klaar is voor de zorgvraag van morgen. Daarbij staat niet alleen goede zorg centraal, maar ook wonen, welzijn, samenwerking en het slim organiseren van mensen en middelen. Vanuit die ambitie vernieuwt De Lindeboom haar manier van werken stap voor stap, met aandacht voor bewoners, medewerkers en de houdbaarheid van de ouderenzorg richting 2050.
